¿Cómo funciona la Facturación Electrónica en Costa Rica?
💡 Adoptar la facturación electrónica te permitirá agilizar tus procesos administrativos, reducir costos operativos y minimizar errores en tus registros. Además, te asegurará el cumplimiento de las normativas y facilitará el acceso a la información en cualquier momento, lo que mejora la eficiencia y organización de tu negocio.
En este artículo te explicamos qué incluye el proceso de facturación en tu sistema y te damos algunas recomendaciones para optimizarlo.
¿Cómo cambia mi plataforma con la implementación de la facturación eletrónica?
Cada vez que realices un cobro y emitas la factura correspondiente, el sistema, automáticamente, enviará la factura a Hacienda. Podrás validar la factura, el XML y la respuesta de Hacienda directamente en la ficha del cobro. Para hacerlo, dirígete a Menú > Contabilidad > Facturación y busca el cobro que deseas revisar. Haz clic sobre el cobro y luego en el botón "Factura". Se desplegarán las siguientes opciones:
Hacer devolución: Si cometiste un error al facturar a un cliente, esta opción te permitirá generar una factura rectificativa (devolución o nota de crédito) para poder facturar nuevamente.
PDF: Al hacer clic en esta opción, podrás descargar el PDF de la factura, el mismo que se envía a Hacienda.
XML: Esta opción te permite descargar el archivo XML correspondiente a la factura.
XML Response: Aquí podrás acceder a la respuesta que Hacienda ha enviado respecto a la factura.
Enviar factura por e-mail: Al hacer clic en este botón, enviarás al correo electrónico registrado en la ficha del cliente el PDF, XML y XML Response correspondientes.
Puntos Importantes a Tener en Cuenta
Revisión de tu cédula fiscal: Asegúrate de que tu cédula fiscal esté correctamente ingresada en cada una de las cajas. Para ello, dirígete a Menú > Configuración > MultiCaja y válida que el campo CIF contenga tu cédula fiscal correctamente escrita.
Cédula de tus clientes: No olvides solicitar la cédula de tus clientes y agregarla en su ficha, en el campo DNI. Si no ingresas este dato, la emisión será un tiquete electrónico en lugar de una factura.
Si no ingresas este DNI en la ficha del cliente, se emitirá como tiquete electrónico y no como factura.
Envío de PDF, XML y XML Response al cliente: Para enviar estos documentos al correo electrónico de tu cliente, accede a Menú > Facturación, selecciona la factura correspondiente y haz clic en el botón Factura (como se explicó anteriormente). Luego, elige la opción "Enviar factura por e-mail".
Tipo de emisión de facturas: El sistema te permite emitir las facturas automáticamente al finalizar cada cobro o, si lo prefieres, emitirlas manualmente al finalizar el día. Si eliges la segunda opción, podrás revisar y emitir las facturas de manera masiva desde Menú > Contabilidad > Facturación.
Puedes configurar tu preferencia en Menú > Configuración > Cobros y Facturas > Emitir facturas simplificadas automáticamente.
Facturas sin numeración o marcadas con "No": Si al revisar tu facturación encuentras un cobro sin número en la columna "Factura" y en su lugar aparece la palabra "No", significa que esa factura no ha sido emitida, por lo que aún no ha sido enviada a Hacienda:
Para emitir la factura, tienes dos opciones:
Selecciona el cobro y, al final de la pantalla, aparecerá la opción para emitir la factura.
Ingresa al cobro correspondiente, haz clic en el botón "Editar" y luego, en el campo N° de Factura, selecciona la opción "Emitir factura".
IMPORTANTE: Si tienes una factura marcada como "No" y ya se han emitido facturas posteriores, deberás editar la fecha de esa factura para que sea posterior a la última factura emitida. Una vez ajustada la fecha y hora, podrás emitir la factura, que se enviará a Hacienda con la nueva fecha/hora.
¿Qué pasa si hay un error en la factura?
Si Hacienda responde que una factura tiene un error, podrás verlo en el apartado de Facturación. La factura con error mostrará la palabra (Error) al lado derecho del número de factura.
Ingresa al cobro para verificar el motivo del error y realizar el ajuste correspondiente. Uno de los errores más comunes es el relacionado con un número incorrecto en la cédula del cliente. El mensaje de error será: "Número de cédula física/jurídica/NITE/DIMEX receptor no posee la estructura establecida para el mismo."
Para corregirlo, ve a la ficha del cliente, actualiza su cédula y luego regresa al cobro para re-emitir la factura.
¿Cómo se añade un gasto que te llega de tu proveedor?
Una vez recibas el gasto, descarga el XML correspondiente. Asegúrate de que sea el XML con los consecutivos, no el que indique "Mensaje" o "Respuesta.
Luego, dirígete a Menú > Contabilidad > Gastos. Allí, haz clic en el botón "+Nuevo gasto":
Se desplegarán tres opciones; selecciona "Subir XML de gasto"
Selecciona el XML de la carpeta donde lo guardaste al descargarlo y haz clic en "Abrir"
El sistema te mostrará un mensaje para que confirmes o rechaces el gasto:
📌 Recomendaciones:
Para tener la facturación activa en tu sistema, debes enviar la información correspondiente al equipo de soporte. Estos datos son:
Usuario y contraseña de producción en Hacienda.
Llave criptográfica (.p12)
PIN de la llave criptográfica (PIN de 4 dígitos)
Cédula fiscal y razón social
Dirección, Provincia, Cantón y Distrito
Teléfono
Si tienes facturación previa, indícanos el número de consecutivo en el cual vas
Envíanos los datos completos al correo: contacta@bewe.io. Contamos con un tiempo máximo de respuesta de 72 horas hábiles.
Recuerda que cada servicio o producto que factures debe incluir un código CABYS. Este código puedes ingresarlo en la ficha de cada servicio, producto, bono o suscripción en tu plataforma:
Si tienes una factura con error y no sabes cómo resolverlo, contacta al equipo de soporte. Estaremos encantados de ayudarte.
En este artículo te explicamos qué incluye el proceso de facturación en tu sistema y te damos algunas recomendaciones para optimizarlo.
¿Cómo cambia mi plataforma con la implementación de la facturación eletrónica?
Cada vez que realices un cobro y emitas la factura correspondiente, el sistema, automáticamente, enviará la factura a Hacienda. Podrás validar la factura, el XML y la respuesta de Hacienda directamente en la ficha del cobro. Para hacerlo, dirígete a Menú > Contabilidad > Facturación y busca el cobro que deseas revisar. Haz clic sobre el cobro y luego en el botón "Factura". Se desplegarán las siguientes opciones:
Hacer devolución: Si cometiste un error al facturar a un cliente, esta opción te permitirá generar una factura rectificativa (devolución o nota de crédito) para poder facturar nuevamente.
PDF: Al hacer clic en esta opción, podrás descargar el PDF de la factura, el mismo que se envía a Hacienda.
XML: Esta opción te permite descargar el archivo XML correspondiente a la factura.
XML Response: Aquí podrás acceder a la respuesta que Hacienda ha enviado respecto a la factura.
Enviar factura por e-mail: Al hacer clic en este botón, enviarás al correo electrónico registrado en la ficha del cliente el PDF, XML y XML Response correspondientes.
Puntos Importantes a Tener en Cuenta
Revisión de tu cédula fiscal: Asegúrate de que tu cédula fiscal esté correctamente ingresada en cada una de las cajas. Para ello, dirígete a Menú > Configuración > MultiCaja y válida que el campo CIF contenga tu cédula fiscal correctamente escrita.
Cédula de tus clientes: No olvides solicitar la cédula de tus clientes y agregarla en su ficha, en el campo DNI. Si no ingresas este dato, la emisión será un tiquete electrónico en lugar de una factura.
Si no ingresas este DNI en la ficha del cliente, se emitirá como tiquete electrónico y no como factura.
Envío de PDF, XML y XML Response al cliente: Para enviar estos documentos al correo electrónico de tu cliente, accede a Menú > Facturación, selecciona la factura correspondiente y haz clic en el botón Factura (como se explicó anteriormente). Luego, elige la opción "Enviar factura por e-mail".
Tipo de emisión de facturas: El sistema te permite emitir las facturas automáticamente al finalizar cada cobro o, si lo prefieres, emitirlas manualmente al finalizar el día. Si eliges la segunda opción, podrás revisar y emitir las facturas de manera masiva desde Menú > Contabilidad > Facturación.
Puedes configurar tu preferencia en Menú > Configuración > Cobros y Facturas > Emitir facturas simplificadas automáticamente.
Facturas sin numeración o marcadas con "No": Si al revisar tu facturación encuentras un cobro sin número en la columna "Factura" y en su lugar aparece la palabra "No", significa que esa factura no ha sido emitida, por lo que aún no ha sido enviada a Hacienda:
Para emitir la factura, tienes dos opciones:
Selecciona el cobro y, al final de la pantalla, aparecerá la opción para emitir la factura.
Ingresa al cobro correspondiente, haz clic en el botón "Editar" y luego, en el campo N° de Factura, selecciona la opción "Emitir factura".
IMPORTANTE: Si tienes una factura marcada como "No" y ya se han emitido facturas posteriores, deberás editar la fecha de esa factura para que sea posterior a la última factura emitida. Una vez ajustada la fecha y hora, podrás emitir la factura, que se enviará a Hacienda con la nueva fecha/hora.
¿Qué pasa si hay un error en la factura?
Si Hacienda responde que una factura tiene un error, podrás verlo en el apartado de Facturación. La factura con error mostrará la palabra (Error) al lado derecho del número de factura.
Ingresa al cobro para verificar el motivo del error y realizar el ajuste correspondiente. Uno de los errores más comunes es el relacionado con un número incorrecto en la cédula del cliente. El mensaje de error será: "Número de cédula física/jurídica/NITE/DIMEX receptor no posee la estructura establecida para el mismo."
Para corregirlo, ve a la ficha del cliente, actualiza su cédula y luego regresa al cobro para re-emitir la factura.
¿Cómo se añade un gasto que te llega de tu proveedor?
Una vez recibas el gasto, descarga el XML correspondiente. Asegúrate de que sea el XML con los consecutivos, no el que indique "Mensaje" o "Respuesta.
Luego, dirígete a Menú > Contabilidad > Gastos. Allí, haz clic en el botón "+Nuevo gasto":
Se desplegarán tres opciones; selecciona "Subir XML de gasto"Selecciona el XML de la carpeta donde lo guardaste al descargarlo y haz clic en "Abrir"El sistema te mostrará un mensaje para que confirmes o rechaces el gasto:
📌 Recomendaciones:
Para tener la facturación activa en tu sistema, debes enviar la información correspondiente al equipo de soporte. Estos datos son:
Usuario y contraseña de producción en Hacienda.
Llave criptográfica (.p12)
PIN de la llave criptográfica (PIN de 4 dígitos)
Cédula fiscal y razón social
Dirección, Provincia, Cantón y Distrito
Teléfono
Si tienes facturación previa, indícanos el número de consecutivo en el cual vas
Envíanos los datos completos al correo: contacta@bewe.io. Contamos con un tiempo máximo de respuesta de 72 horas hábiles.
Recuerda que cada servicio o producto que factures debe incluir un código CABYS. Este código puedes ingresarlo en la ficha de cada servicio, producto, bono o suscripción en tu plataforma:
Si tienes una factura con error y no sabes cómo resolverlo, contacta al equipo de soporte. Estaremos encantados de ayudarte.
Actualizado el: 22/01/2025
¡Gracias!